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大会期间，亚冬会组委会将组织召开多场代表团一对一会议，设立媒体运行、票务、礼宾、国际政要、医疗服务等14个业务领域咨询台，精准了解各代表团需求，听取各代表团宝贵建议，畅通与各代表团之间的沟通渠道。另外百乐汇LOGO，各代表团还将实地考察市区冰上项目竞赛场馆、亚布力雪上项目竞赛场馆、运动员村、雪上颁奖广场，全面了解各场馆设施配套及场地条件。此外，参会代表团还将参观游览冰雪大世界梦幻冰雪馆，近距离体验“奥运冠军之城”“双亚冬之城”的冰雪文化底蕴。